سامانه پیگیری پرونده به سیستمی گفته میشود که بدون دخالت دستی، وضعیت هر پرونده را رصد میکند و اقدامات لازم را در زمان مقرر انجام میدهد. برای مثال، وقتی مهلت تقدیم لایحه نزدیک میشود، سیستم به وکیل پیامک و ایمیل یادآوری ارسال میکند. یا زمانی که موکلی ۱۰ روز است پاسخی نداده، سامانه یک پیام پیگیری خودکار برای او میفرستد. در موسسات حقوقی سنتی، این کارها بر عهده منشی یا خود وکیل است و معمولاً تعدادی از آنها فراموش میشود. کسبپلاس با اتوماسیون هوشمند خود، این فرآیندها را بینقص اجرا میکند.
کاربردهای سامانه پیگیری پرونده در کسبپلاس
کاربردهای سامانه پیگیری پرونده در کسبپلاس به شرح زیر است:
- یادآوری ددلاینهای قانونی: سیستم را طوری تنظیم میکنید که برای هر نوع پرونده (کیفری، حقوقی، تجاری) مهلتهای استاندارد را تعریف کند. مثلاً ۷ روز مانده به موعد اعتراض، به وکیل اخطار دهد.
- پیگیری خودکار موکلان بیپاسخ: اگر موکلی فرم مشاوره را پر کرده اما تماس نگرفته، سیستم پس از ۴۸ ساعت یک پیامک خوشامد و پیشنهاد وقت مشاوره ارسال میکند.
- اعلان تغییر وضعیت پرونده: هر گاه پرونده از حالت «بررسی اولیه» به «ارجاع به وکیل» یا «مختومه» تغییر کند، هم وکیل و هم موکل (در صورت تمایل) مطلع میشوند.
- یادآوری تسویه مالی: یک هفته مانده به سررسید اقساط حق الوکاله، برای موکل پیامک ارسال میشود. در صورت عدم پرداخت، هشدار به واحد حسابداری ارسال میگردد.
تأثیر سامانه پیگیری بر عملکرد موسسه حقوقی
با استفاده از سامانه پیگیری پرونده موسسات حقوقی در کسبپلاس، دیگر هیچیک از مکاتبات یا مهلتها از قلم نمیافتد. این یعنی:
- کاهش چشمگیر خطای انسانی (فراموشی جلسات، تأخیر در تقدیم لوایح)
- افزایش رضایت موکل (پاسخگویی به موقع و اطلاعرسانی شفاف)
- صرفهجویی در زمان کارکنان (حذف پیگیریهای دستی تکراری)
- بهبود رتبه حرفهای موسسه (هیچ پروندهای به خاطر تأخیر وکیل ضرر نمیکند)
بر اساس تجربه موسساتی که از کسبپلاس استفاده کردهاند، پس از ۲ ماه استفاده از اتوماسیون، تعداد پیگیریهای فراموش شده به صفر میرسد و سرعت پیشبرد پروندهها حدود ۳۰٪ افزایش مییابد.
سامانه پیگیری پرونده دیگر یک امکان لوکس نیست؛ برای موسسه حقوقی که به دنبال رشد و اعتبار است، ابزاری ضروری محسوب میشود. کسبپلاس این اتوماسیون را با قیمتی مقرونبهصرفه در اختیار شما میگذارد. برای هماهنگی دمو، از طریق شماره 09222922909 یا 02632745521 با کسب پلاس تماس بگیرید. با کسب پلاس به کسب و کار خود رونق ببخشید!